ca9c9997-3a62-4b38-b349-7ef4ba8b7761
506552
Με μια ματιά
Υπεύθυνη οργανική μονάδα για την εκκίνηση της διαδικασίας
Μονάδες Εσωτερικών Ελέγχου δημοσίων φορέων
Περιγραφή
Η διαδικασία αυτή είναι ενδοδιοικητική και απευθύνεται στις Μονάδες Εσωτερικού Ελέγχου κάθε δημόσιου φορέα. Αφορά την κατάρτιση του ετήσιου Προγράμματος Εργασιών, το οποίο είναι ένα σημαντικό διοικητικό εργαλείο, που περιλαμβάνει έργα (διαβεβαιωτικά και συμβουλευτικά) που πρόκειται να διενεργήσει/παρέχει η κάθε Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου στο συγκεκριμένο έτος. Ο σχεδιασμός του Προγράμματος αποτελεί την κύρια ευθύνη του Προϊσταμένου της κάθε Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου. Στο τέλος κάθε έτους συντάσσεται το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών για το επόμενο έτος.
Βασικές πληροφορίες
Οργανική μονάδα θεσμικού φορέα
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΛΟΓΟΔΟΣΙΑΣ
Εξερχόμενα
Εξερχόμενα
Έναυσμα σε άλλη διαδικασία
Άλλες πληροφορίες
Επίσημος τίτλος
Κατάρτιση Ετήσιου Προγράμματος Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου
ΔΔ
7
0
0
Φορέας:ΕΘΝΙΚΗ ΑΡΧΗ ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣΤο «Φορέας:ΕΘΝΙΚΗ ΑΡΧΗ ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ» δεν είναι αριθμός.
Όχι
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΛΟΓΟΔΟΣΙΑΣΤο «ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΛΟΓΟΔΟΣΙΑΣ» δεν είναι αριθμός.
Συντάκτες
Άλλο
Το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών είναι ένα σημαντικό διοικητικό εργαλείο, που περιλαμβάνει τα έργα (διαβεβαιωτικά και συμβουλευτικά) που πρόκειται να διενεργήσει/παρέχει η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου στο συγκεκριμένο έτος. Ο σχεδιασμός του Προγράμματος αποτελεί την κύρια ευθύνη του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου. Στο τέλος κάθε έτους συντάσσεται το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών για το επόμενο έτος.
0
0
0
0
0
}}
}}
}}
,
Νόμος
14
4795
2021
62
Α
Περιγραφή
Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου του Δημόσιου Τομέα, Σύμβουλος Ακεραιότητας στη δημόσια διοίκηση και άλλες διατάξεις για τη δημόσια διοίκηση και την τοπική αυτοδίοικηση
1
Προϋποθέσεις και κριτήρια για το σχεδιασμό του Ετήσιου Πρόγραμμα Ελέγχου.
Περιγραφή
Με βάση τη χαρτογράφηση των δραστηριοτήτων του φορέα και την αξιολόγηση κινδύνων που έχει πραγματοποιηθεί από τη Διοίκηση, ο Προϊστάμενος Εσωτερικού Ελέγχου λαμβάνοντας υπόψη, τους αντικειμενικούς στόχους του φορέα
τους εγγενείς κινδύνους, το κατά πόσο ο φορέας διαχειρίζεται αποτελεσματικά τους κινδύνους, τυχόν προηγούμενους ελέγχους καθώς και τη συμμόρφωση των ελεγχόμενων με τα συμπεράσματα, τις προτάσεις και τις διορθωτικές ενέργειες αυτών (Ελεγκτικό Συνέδριο, ΓΛΚ), τη βαρύτητα μιας δραστηριότητας για τη λειτουργία του φορέα (π.χ. οικονομικές υπηρεσίες), την ιεράρχηση και ταξινόμηση των κινδύνων ανά λειτουργία του φορέα και βαθμό σπουδαιότητας.
Ο υπεύθυνος της ΜΕΕ προβαίνει στη κατάρτιση του Ετήσιου Προγράμματος Εργασιών το αργότερο εντός του Ιανουαρίου κάθε έτους.
Όχι
Όχι
2
Προσδιορισμός Περιβάλλοντος Ελέγχου- Α' στάδιο κατάρτισης του Ετήσιου Προγράμματος Εργασιών
Αρμόδιος διεκπεραίωσης
Αρμόδιος Τμηματάρχης
Περιγραφή
Για τη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου το περιβάλλον ελέγχου σχετίζεται με το σύνολο των δραστηριοτήτων και λειτουργιών του φορέα που θα πρέπει να αποτελέσουν αντικείμενο διενέργειας ελέγχου της Μονάδας, προκειμένου να εξετασθεί η επάρκεια και η αποτελεσματικότητα του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου του φορέα.
Για να διασφαλιστεί η πληρότητα του περιβάλλοντος ελέγχου, ο Επικεφαλής Εσωτερικού Ελέγχου θα πρέπει να εξετάσει τις ακόλουθες πηγές: τη στρατηγική του φορέα, όλες τις μεγάλες περιοχές, μονάδες, έργα και τις στρατηγικές τους, τους στόχους τους και τις διαδικασίες, το κανονιστικό και νομικό πλαίσιο που ισχύει στο φορέα, τις διαδικασίες όλων των κύριων λειτουργιών, τους συνεργαζόμενους με το φορέα, τις σημαντικές εφαρμογές πληροφορικής και τα κυριότερα πληροφοριακά συστήματα, συμπεριλαμβανομένου του υλικού, του λογισμικού και τις πληροφορίες που περιέχουν (από την Υπηρεσία Πληροφορικής)
Όχι
Όχι
3
Εντοπισμός όλων των κινδύνων που σχετίζονται με το περιβάλλον ελέγχου- Β' στάδιο
Αρμόδιος διεκπεραίωσης
Αρμόδιος Τμηματάρχης
Περιγραφή
Η διαχείριση του κινδύνου είναι συνεχής και αναπτυσσόμενη επιχειρησιακή διαδικασία, που στόχο έχει να προσθέτει αξία σε όλες τις δραστηριότητες του φορέα και να τον καθιστά αποδοτικό. Η διαχείριση του κινδύνου θα πρέπει να αποτελέσει κουλτούρα του φορέα . Γι’ αυτό θα πρέπει να καθορισθούν οι υπευθυνότητες σε όλα τα επίπεδα διοίκησης αυτού και κάθε διοικητικό στέλεχος να είναι υπεύθυνο στον τομέα του για τη μέτρηση και την διαχείριση του κινδύνου.
Σύμφωνα με το Πρότυπο 2120- Διαχείριση Κινδύνων «Η λειτουργία εσωτερικού ελέγχου πρέπει να εκτιμά την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων και να συμβάλλει στην βελτίωσή τους».
Για την αναγνώριση των κινδύνων ο εσωτερικός ελεγκτής μπορεί καταρχάς να συλλέξει πληροφορίες από πηγές όπως : το Οργανόγραμμα, πρακτικά συνεδριάσεων, τις ετήσιες εκθέσεις και δημόσιες αναφορές, προηγούμενες αξιολογήσεις και εκθέσεις (λειτουργίες δεύτερης γραμμής, Υπουργείο Οικονομικών, ορκωτοί ελεγκτές-αν υπάρχουν), συναντήσεις με στελέχη της Διοίκησης, Το στρατηγικό σχέδιο του φορέα, τα εγχειρίδια διαδικασιών
Όχι
Όχι
4
Ιεράρχηση των κινδύνων και προσδιορισμός προτεραιοτήτων -Γ' στάδιο
Αρμόδιος διεκπεραίωσης
Αρμόδιος Τμηματάρχης
Περιγραφή
Οι κίνδυνοι, για την καλύτερη ανάλυση αποτίμηση και διαχείριση, μπορεί να ενταχθούν σε διάφορες κατηγορίες, όπως: υψηλοί, μεσαίοι, χαμηλοί ή/και να κατηγοριοποιηθούν σε διαφόρους τύπους, όπως στρατηγικοί, χρηματοοικονομικοί, λειτουργικοί, ατυχημάτων φυσικού και ανθρώπινου περιβάλλοντος κλπ.
Όταν αναφερόμαστε στην εκτίμηση των κινδύνων με βαθμολόγηση εννοούμε τη διερεύνηση, την αξιολόγηση, την αναγνώριση, τη μέτρηση, τη διαβάθμιση και την ιεράρχηση των κινδύνων, σύμφωνα με το βαθμό σημαντικότητας, σε μια σειρά λειτουργιών. Η βαθμολόγηση των κινδύνων έχει να κάνει με την προληπτική αξιολόγηση των λειτουργικών κινδύνων, προκειμένου να δοθεί προτεραιότητα σε δραστηριότητες με υψηλό κίνδυνο, για ένταξή τους στο Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών
Επίσης, η βαθμολόγηση των κινδύνων έχει να κάνει με την προσέγγιση επιλογής των ελεγκτικών διαδικασιών, οι οποίες θα προσφέρουν ικανοποιητική ελεγκτική κάλυψη και θα περιορίσουν τον κίνδυνο του ελέγχου σε αποδεκτό επίπεδο. Επίσης, έχει να κάνει με τον καθορισμό του χρόνου που θα αναλωθεί στις ελεγχόμενες υπηρεσίες , καθώς και του στελεχιακού δυναμικού που θα απαιτηθεί για την ολοκλήρωση του ελέγχου. Η ανάλυση και η βαθμολόγηση των κινδύνων, διαφέρει από φορέα σε φορέα. Διαφέρει πολλές φορές, από περίοδο σε περίοδο και αυτό μπορεί να οφείλεται σε αναδιοργάνωση των υπηρεσιών, των διαδικασιών ή στην αποχώρηση λόγω συνταξιοδότησης ή άλλων λόγων, έμπειρου προσωπικού.
Αρχικοί παράγοντες ή κριτήρια που θα μπορούσαν να ληφθούν υπόψιν κατά την αξιολόγηση κινδύνων περιλαμβάνουν:
• Την πολυπλοκότητα του φορέα
• Τη σχετική βαρύτητα των εξεταζόμενων μεγεθών στον φορέα
• Τη συχνότητα των αλλαγών του φορέα καθόσον αυτή μπορεί να οδηγήσει σε αστάθεια
• Τις αλλαγές στο προσωπικό
• Νομικές παραμέτρους που σχετίζονται με την ευελιξία του νομικού πλαισίου των φορέων και
• Την όποια πιθανή αρνητική δημοσιότητα /βλάβη στη φήμη του φορέα
Για να εκπονηθεί η αξιολόγηση της βαρύτητας των κινδύνων, κάθε κίνδυνος πρέπει να εξετασθεί σε συσχέτιση με τους υπόλοιπους. Η ανάλυση κινδύνων περιλαμβάνει την εξέταση της εκτιμώμενης επίπτωσης ενός κινδύνου σε σχέση με την πιθανότητα να συμβεί. Οι κίνδυνοι μπορούν να χαρτογραφηθούν μαζί ώστε να διευκολύνεται ο διαχωρισμός μεταξύ υψηλών και χαμηλών κινδύνων.
Σημειώσεις
Ως λειτουργικός κίνδυνος ορίζεται ο κίνδυνος που αντιμετωπίζει ένας οργανισμός κατά τη διάρκεια της παραγωγικής διαδικασίας και οφείλεται στον ανθρώπινο παράγοντα.
Όχι
Όχι
5
Αντιστοίχιση των πιό κρίσιμων κινδύνων με την ελεγχόμενη μονάδα ή δραστηριότητα και την προτεραιοποίηση των αποστολών ελέγχου - Δ' στάδιο κατάρτισης του προγράμματος ελέγχου
Αρμόδιος διεκπεραίωσης
Αρμόδιος Τμηματάρχης
Περιγραφή
Ο κίνδυνος αφορά στην επίδραση της αβεβαιότητας στους στόχους. Η διαδικασία της αξιολόγησης κινδύνων λαμβάνει υπόψη της, πώς πιθανά γεγονότα ενδεχομένως να επηρεάσουν την επίτευξη των στόχων του φορέα.
Ο κύριος σκοπός της αξιολόγησης κινδύνων για το Ετήσιο Πρόγραμμα Εργασιών είναι να προτεραιοποιηθούν οι δυνάμενες να ελεγχθούν περιοχές και να δοθεί προτεραιότητα στους σημαντικούς κινδύνους.
Σημειώσεις
Σύμφωνα με το πρότυπο 2010 «Ο Επικεφαλής Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να καταρτίζει ένα πρόγραμμα ελέγχων με βάση την εκτίμηση κινδύνων, με σκοπό να προσδιορίσει τις προτεραιότητες της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, σύμφωνα με τους στόχους του οργανισμού».
Όχι
Όχι
6
Κατανομή των ελεγκτικών πόρων - Ε' στάδιο κατάρτισης του προγράμματος ελέγχου
Περιγραφή
Στο πλαίσιο της διαχείρισης πόρων ο επικεφαλής εσωτερικού ελέγχου πρέπει να εξασφαλίζει ότι οι πόροι του εσωτερικού ελέγχου είναι κατάλληλοι, επαρκείς και αξιοποιούνται αποτελεσματικά ώστε να επιτυγχάνεται το εγκεκριμένο πρόγραμμα. Ο όρος “κατάλληλος” αναφέρεται στον συνδυασμό γνώσεων, δεξιοτήτων και λοιπών ικανοτήτων που είναι απαραίτητες για την εκτέλεση του προγράμματος. Ο όρος “επαρκής” αναφέρεται στην ποσότητα των πόρων που είναι απαραίτητοι για την ολοκλήρωση του σχεδίου. Οι πόροι αξιοποιούνται αποτελεσματικά όταν χρησιμοποιούνται με βέλτιστο τρόπο για την επίτευξη του εγκεκριμένου προγράμματος. Κατά την ανάπτυξη του προγράμματος εργασιών (Πρότυπο 2010) και πριν την έγκρισή τους από τον επικεφαλής του φορέα (Πρότυπο 2020), ο Επικεφαλής εσωτερικού ελέγχου εξετάζει και συζητά τους πόρους που απαιτούνται για την υλοποίηση του προγράμματος. Για την εφαρμογή του προτύπου 2030, ο Επικεφαλής εσωτερικού ελέγχου πρέπει κατ’ αρχήν να αποκτήσει μία σε βάθος γνώση των διαθέσιμων πόρων της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου για το εγκεκριμένο πρόγραμμα ελέγχων, προκειμένου να κατανοήσει αν με βάση αυτούς τους διαθέσιμους πόρους μπορεί να καλυφθεί το ελεγκτικό έργο ή πρέπει να τροποποιήσει το πρόγραμμα εργασιών.
Ο επικεφαλής εσωτερικού ελέγχου μπορεί να εξετάζει προσεκτικά τον αριθμό των εσωτερικών ελεγκτών και τις παραγωγικές ώρες εργασίας που διατίθενται για την υλοποίηση του Προγράμματος εντός των περιορισμών που θέτουν τα χρονοδιαγράμματα του οργανισμού. Από τις παραγωγικές ώρες εργασίας εξαιρούνται ο χρόνος που διατίθεται για άδεια μετ’ αποδοχών και ο χρόνος που διατίθεται για την εκπαίδευση και την άσκηση διοικητικών καθηκόντων.
Οι έλεγχοι στη συνέχεια πρέπει να λάβουν προτεραιότητα ανάλογα με την διαθεσιμότητα των πόρων, δεδομένου ότι σπάνια οι πόροι επαρκούν για να καλυφθούν τα πάντα. Με αυτό το βήμα, η λίστα που σχηματοποιείται συνιστά το Πρόγραμμα Εργασιών Εάν υπάρχουν περιοχές υψηλού ή μέσου κινδύνου που δεν έχουν συμπεριληφθεί στον προγραμματισμό λόγω έλλειψης πόρων, το γεγονός αυτό πρέπει να επισημανθεί ιδιαιτέρως από τον επικεφαλής Εσωτερικού Ελέγχου, κατά την έγκριση του Προγράμματος Εργασιών .
Σημειώσεις
Πρότυπο 2030 " Διαχείριση Πόρων
Ο επικεφαλής εσωτερικού ελέγχου πρέπει να εξασφαλίζει ότι οι πόροι του εσωτερικού ελέγχου είναι κατάλληλοι, επαρκείς και αξιοποιούνται αποτελεσματικά ώστε να επιτυγχάνεται το εγκεκριμένο πρόγραμμα"
Όχι
Όχι
7
Ανάπτυξη επικοινωνία και έγκριση του Προγράμματος Εργασιών
Αρμόδιος διεκπεραίωσης
Αρμόδιος Διευθυντής
Περιγραφή
Το Πρόγραμμα Εργασιών σταθμίζει ουσιαστικά (α) τις ελεγκτικές ανάγκες της Μονάδας που προκύπτουν από την αξιολόγηση κινδύνων αλλά και από λοιπές πηγές, όπως από σχόλια των ανώτερων στελεχών της Διοίκησης, το παρεπόμενο ελεγκτικό έργο άλλων μονάδων του φορέα (πχ. Οικονομική Διεύθυνση, Επιθεώρηση κλπ.) και εξωτερικών οργάνων και (β) του διαθέσιμου ελεγκτικού χρόνου.
Ο διαθέσιμος χρόνος της ελεγκτικής ομάδας (ΔΧΕΟ) ή του εσωτερικού ελεγκτή υπολογίζεται ως ακολούθως:
ΔΧΕΟ= Ημέρες εργασίας- Ημέρες απουσίας (άδεια-ασθένεια)- Ημέρες εκπαίδευσης- Ημέρες λοιπών δραστηριοτήτων- Ημέρες Έκτακτων Ελέγχων- Ημέρες Συμβουλευτικών Υπηρεσιών
Όταν οι απαραίτητες πληροφορίες έχουν συγκεντρωθεί και εξετασθεί, ο Επικεφαλής Εσωτερικού Ελέγχου αναπτύσσει ένα Πρόγραμμα που συνήθως περιλαμβάνει :
• Μια λίστα των προτεινόμενων ελέγχων και συμβουλευτικών έργων
• Πρόβλεψη χρόνου για έκτακτους ελέγχους
Σε συνεργασία με τη Διοίκηση επιβεβαιώνεται ότι το προτεινόμενο πρόγραμμα εργασιών καλύπτει τις ανάγκες του περιβάλλοντος ελέγχου του φορέα και τις προτεραιότητες της Διοίκησης.
Όταν οριστικοποιηθεί το πρόγραμμα εργασιών προωθείται στην ανώτερη Διοίκηση προς έγκριση.
Σημειώσεις
Στο σημείο αυτό ο Υπεύθυνος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου οφείλει να αναφέρει στη Διοίκηση τυχόν περιοχές ελέγχου που κρίνονται ως υψηλού κινδύνου αλλά δεν εντάσσονται στο πρόγραμμα εργασιών λόγω περιορισμών στους διαθέσιμους πόρους.
Όχι
Όχι
Τα cookies μας βοηθούν να παρέχουμε τις υπηρεσίες μας. Χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες μας, συμφωνείτε στην χρήση των cookies από εμάς.
